Cách đàm phán giá thuê xe theo tháng hiệu quả
Mở đầu
Đàm phán giá thuê xe theo tháng hiệu quả không phụ thuộc vào việc ép giá thấp nhất, mà phụ thuộc vào việc biết điều khoản nào có thể thương lượng, thời điểm nào có lợi thế, và cam kết nào đổi lấy ưu đãi gì.
Procurement manager thiếu kinh nghiệm trong ngành vận tải thường đàm phán sai điểm, tập trung vào giá thuê cơ bản trong khi chi phí thực tế nằm ở kilômét vượt, phí phát sinh, và điều khoản chấm dứt hợp đồng. Một hợp đồng có giá thuê cơ bản thấp nhưng phí kilômét vượt cao và không có điều khoản xe thay thế có thể tốn kém hơn nhiều so với hợp đồng giá cao hơn nhưng minh bạch và toàn diện hơn.
1. Hiểu cấu trúc giá trước khi bắt đầu đàm phán
Cách đàm phán giá thuê xe hiệu quả
Không thể đàm phán hiệu quả nếu chưa biết báo giá gồm những hạng mục nào. Bước đầu tiên không phải là hỏi “giá bao nhiêu” mà là yêu cầu nhà cung cấp tách báo giá thành từng hạng mục riêng biệt: giá thuê xe cơ bản, giới hạn kilômét và phí vượt, phí tài xế ngoài giờ hành chính, phí sử dụng cuối tuần và ngày lễ, bảo hiểm hành khách, và VAT.
Khi có báo giá tách hạng mục, procurement manager có thể nhìn thấy ngay đâu là chi phí cố định và đâu là chi phí biến động. Chi phí cố định thường khó thương lượng hơn nhưng chi phí biến động có thể đàm phán dựa trên cam kết sử dụng thực tế. Yêu cầu này cũng giúp loại bỏ ngay những nhà cung cấp không minh bạch, vì nhà cung cấp chuyên nghiệp luôn sẵn sàng phân tích chi tiết báo giá của mình.
Tham khảo thêm về cấu trúc dịch vụ cho thuê xe theo tháng để hiểu những hạng mục thường có trong hợp đồng dài hạn.
2. Ba yếu tố ảnh hưởng khi đàm phán giá thuê xe
Cách đàm phán giá thuê xe hiệu quả
Các yếu tố ảnh hưởng trong đàm phán thuê xe không đến từ việc có nhiều nhà cung cấp để so sánh, mà đến từ những cam kết cụ thể mà doanh nghiệp sẵn sàng đưa ra.
Volume là yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất. Doanh nghiệp cần nhiều xe cùng lúc, hoặc có thể cam kết số lượng chuyến ổn định hàng tháng, có lợi thế đàm phán rõ ràng hơn so với đặt xe lẻ. Nhà cung cấp ưu tiên khách hàng mang lại doanh thu ổn định và có thể dự đoán được. Nếu công ty bạn cần cả xe 7 chỗ lẫn xe 16 chỗ cho các nhu cầu khác nhau, gom tất cả vào một nhà cung cấp thay vì tách ra thường đổi được điều kiện tốt hơn đáng kể.
Thời hạn hợp đồng là yếu tố thứ hai. Hợp đồng 12 tháng luôn nhận được điều kiện tốt hơn hợp đồng 6 tháng hay 3 tháng, vì nhà cung cấp giảm được chi phí tìm kiếm khách hàng mới và có thể lập kế hoạch đội xe ổn định hơn. Nếu doanh nghiệp đủ tự tin về nhu cầu dài hạn, cam kết thời hạn dài hơn là cách trực tiếp nhất để đổi lấy giá tốt hơn.
Điều kiện thanh toán là yếu tố thứ ba và thường bị bỏ qua. Thanh toán đầu tháng thay vì cuối tháng, hoặc thanh toán theo quý thay vì hàng tháng, cải thiện dòng tiền cho nhà cung cấp và thường đổi được ưu đãi nhỏ nhưng có thực. Với hợp đồng giá trị lớn, sự khác biệt này không nhỏ.
3. Điều khoản nào có thể thương lượng, điều khoản nào thường cố định
Procurement manager cần biết đâu là điểm có thể linh hoạt và đâu là giới hạn thực sự để không mất thời gian đàm phán sai chỗ.
Các điều khoản thường có thể thương lượng bao gồm: giới hạn kilômét hàng tháng và mức phí kilômét vượt, khung giờ phục vụ tiêu chuẩn, điều khoản và mức penalty khi chấm dứt hợp đồng sớm, chu kỳ và định dạng báo cáo sử dụng xe, điều kiện thay tài xế theo yêu cầu, và cam kết thời gian có xe thay thế khi sự cố. Đây là những điểm mà nhà cung cấp có đủ linh hoạt để điều chỉnh tùy theo quy mô và tính chất hợp đồng.
Các điều khoản thường khó thay đổi bao gồm bảo hiểm bắt buộc theo quy định pháp luật, chi phí đăng kiểm xe theo chu kỳ, và một số loại phí cố định theo quy định của cơ quan nhà nước. Những khoản này không phải nhà cung cấp không muốn linh hoạt mà là họ không có quyền thay đổi.
Hệ thống quản lý xe với GPS theo dõi thời gian thực và báo cáo tự động là điều khoản nên yêu cầu đưa vào hợp đồng, không phải mua thêm. Nhà cung cấp chuyên nghiệp cung cấp điều này như một phần của dịch vụ tiêu chuẩn.
4. Những câu hỏi cần hỏi khi đàm phán giá thuê xe
Chất lượng câu hỏi trong buổi đàm phán quyết định chất lượng hợp đồng cuối cùng. Dưới đây là những câu hỏi cần được hỏi và trả lời rõ ràng trước khi ký bất kỳ hợp đồng thuê xe theo tháng nào.
“Báo giá này đã bao gồm kilômét chưa, giới hạn là bao nhiêu, và phí kilômét vượt được tính như thế nào?” Câu hỏi này buộc nhà cung cấp minh bạch về một trong những nguồn chi phí phát sinh lớn nhất.
“Khi xe gặp sự cố giữa đường, xe thay thế có trong bao lâu và ai chịu chi phí phát sinh trong thời gian chờ?” Câu trả lời cho câu hỏi này cho thấy nhà cung cấp có thực sự vận hành chuyên nghiệp hay chỉ là dịch vụ môi giới không có đội xe dự phòng.
“Hợp đồng có điều khoản review giá sau 6 tháng không, và điều kiện để điều chỉnh giá là gì?” Quan trọng với hợp đồng dài hạn trong bối cảnh chi phí nhiên liệu và vận hành có thể thay đổi.
“Tôi có thể thêm hoặc bớt xe giữa kỳ hợp đồng không, và điều kiện là gì?” Câu hỏi này quan trọng với doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng hoặc có nhu cầu vận chuyển biến động theo mùa.
“Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước hạn là gì và mức penalty cụ thể là bao nhiêu?” Nhiều procurement manager bỏ qua câu hỏi này rồi mới phát hiện ra khi tình huống kinh doanh thay đổi.
“Tôi sẽ nhận báo cáo sử dụng xe theo chu kỳ nào và dưới định dạng nào?” Báo cáo định kỳ không chỉ phục vụ kế toán mà còn là công cụ để đánh giá nhà cung cấp và chuẩn bị cho đàm phán gia hạn.
5. Sai lầm phổ biến khi so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp
So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp là bước đúng nhưng cách so sánh sai sẽ dẫn đến quyết định sai. Sai lầm phổ biến nhất là so sánh tổng số tiền mà không đảm bảo các báo giá được lập trên cùng một điều kiện.
Nhà cung cấp A báo giá thấp hơn nhà cung cấp B có thể vì giới hạn kilômét thấp hơn, không bao gồm bảo hiểm hành khách, không có xe thay thế khi sự cố, hoặc khung giờ phục vụ hẹp hơn. Khi cộng đủ các chi phí phát sinh từ những điểm này, tổng chi phí thực tế của nhà cung cấp A có thể cao hơn nhà cung cấp B.
Cách so sánh đúng là xây dựng một template chuẩn hóa với đầy đủ các hạng mục và yêu cầu tất cả nhà cung cấp điền vào cùng một template đó. Các hạng mục cần có trong template: giá thuê cơ bản, giới hạn kilômét và phí vượt, phí ngoài giờ và cuối tuần, điều khoản xe thay thế, thời gian phản hồi khi sự cố, bảo hiểm hành khách, chu kỳ báo cáo, và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Nhà cung cấp không sẵn sàng điền đầy đủ template này thường là dấu hiệu cần lưu ý.
Với dịch vụ cho công ty nước ngoài, procurement manager cần thêm một tiêu chí nữa vào template: khả năng giao tiếp của tài xế bằng tiếng Anh, tiếng Nhật, hoặc tiếng Hàn, và kinh nghiệm phục vụ doanh nghiệp FDI.
Có nên ký hợp đồng ngắn trước để thử dịch vụ không?
Với nhà cung cấp chưa có kinh nghiệm làm việc cùng, hợp đồng 3-6 tháng đầu giúp đánh giá chất lượng thực tế về đúng giờ, chất lượng xe, và cách xử lý sự cố trước khi cam kết dài hạn. Sau giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp đàm phán lại với leverage cao hơn vì đã có dữ liệu thực tế về hiệu suất và nhà cung cấp cũng muốn giữ khách hàng đã quen.
Liên Hệ Tư Vấn
Để nhận tư vấn chi tiết về nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ:
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 1800 6300 (24/7)
- Email: info@greenleafvietnam.com
- Website: www.greenleafvietnam.com
- Văn phòng TP.HCM: 104-106 Trần Lựu, Phường An Phú, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng Hà Nội: 68 Dương Đình Nghệ, Phường Cầu Giấy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Green Leaf Vietnam: hơn 10 năm kinh nghiệm, 500+ xe sở hữu 100% từ năm 2020 trở lên, hệ thống Kintone Technology 4.0, tài xế được đào tạo chứng chỉ DDT, hợp đồng tiếng Anh và tiếng Nhật theo yêu cầu, hotline miễn phí 1800 6300 hoạt động 24/7.
