Chi phí thực tế thuê xe 7 chỗ cả năm

Chi phí thực tế thuê xe 7 chỗ cả năm vận hành trong ngân sách đã lên khi bạn tính đủ các hạng mục, đọc kỹ điều khoản hợp đồng, và hiểu rõ sự khác biệt giữa giá niêm yết và chi phí thực tế phát sinh.

Finance team của doanh nghiệp thường mắc phải một sai lầm phổ biến: lấy giá thuê xe hàng tháng nhân 12, cộng thêm một khoản dự phòng nhỏ, rồi chốt ngân sách. Đến quý 3, con số thực tế vượt xa dự toán vì những hạng mục không được tính đến ngay từ đầu.

1. Chi phí thực tế thuê xe 7 chỗ cả năm gồm những hạng mục nào

Giá thuê cơ bản chỉ là phần đầu tiên, hợp đồng thuê xe 7 chỗ dài hạn thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, và không phải nhà cung cấp nào cũng trình bày rõ ràng ngay từ lúc báo giá.

Các hạng mục cần tính đủ khi lập ngân sách theo năm bao gồm: giá thuê xe cơ bản theo tháng, giới hạn kilômét và phí vượt kilômét, phí tài xế ngoài giờ hành chính, phí sử dụng cuối tuần và ngày lễ, phí bảo hiểm hành khách bổ sung nếu có yêu cầu riêng và VAT 10% trên toàn bộ giá trị hợp đồng.

Khi nhà cung cấp báo giá, hãy yêu cầu bảng phân tích chi tiết từng hạng mục thay vì chỉ nhận một con số tổng. Đây là cách duy nhất để so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp khác nhau và tránh bị bất ngờ khi nhận hóa đơn cuối tháng.

2. Kilômét vượt: khoản chi phí hay bị bỏ sót nhất

Hầu hết hợp đồng thuê xe 7 chỗ dài hạn đi kèm giới hạn kilômét sử dụng hàng tháng. Vượt quá giới hạn này, mỗi kilômét thêm sẽ bị tính phí riêng, và mức phí này thường cao hơn nhiều so với chi phí kilômét trung bình trong gói cơ bản.

Vấn đề nằm ở chỗ nhiều công ty ước tính kilômét theo lý thuyết thay vì theo thực tế sử dụng. Một xe 7 chỗ dùng để đưa đón nhân viên từ văn phòng TP.HCM ra sân bay Long Thành 40km mỗi tuần hai lần, cộng thêm các chuyến đi gặp khách, thăm đối tác, hoặc di chuyển giữa các chi nhánh, có thể tiêu hết giới hạn kilômét tháng trước khi tháng kết thúc.

Cách xử lý thực tế: theo dõi lộ trình thực tế trong ít nhất hai tuần trước khi chọn gói kilômét. Chọn gói cao hơn nhu cầu ước tính một chút vẫn rẻ hơn liên tục trả phí vượt kilômét. Yêu cầu nhà cung cấp gửi báo cáo kilômét hàng tháng để finance team theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

3. So sánh thuê và mua: Finance team thường tính sai điều gì

Câu hỏi thuê hay mua xe 7 chỗ cho công ty thường được trả lời bằng cách so sánh giá thuê cả năm với giá mua xe. Cách so sánh này bỏ sót phần lớn chi phí thực sự của việc sở hữu xe.

Chi phí sở hữu xe 7 chỗ bao gồm: giá mua xe ban đầu, khấu hao hàng năm, bảo hiểm vật chất và trách nhiệm dân sự, đăng kiểm định kỳ, bảo dưỡng và sửa chữa, lương tài xế và các khoản phúc lợi đi kèm, chi phí quản lý đội xe, và chi phí cơ hội của vốn đầu tư ban đầu. Khi tính đủ các hạng mục này, tổng chi phí sở hữu thường cao hơn đáng kể so với ước tính ban đầu.

Thuê xe theo tháng chuyển phần lớn các chi phí biến động này thành một khoản cố định hàng tháng, dễ dự toán và hạch toán hơn. Doanh nghiệp không cần trích lập khấu hao, không chịu rủi ro giá trị xe giảm, và không phải lo quản lý bảo dưỡng. Đặc biệt với xe 7 chỗ sử dụng cho mục đích kinh doanh, việc không phải ứng vốn mua xe còn giúp dòng tiền linh hoạt hơn cho các hoạt động cốt lõi.

4. Những điều khoản tạo ra chi phí phát sinh

Đây là phần mà nhiều hợp đồng thuê xe dài hạn tạo ra bất ngờ cho finance team sau khi đã ký.

Phí ngoài giờ hành chính: hầu hết hợp đồng quy định khung giờ phục vụ tiêu chuẩn, thường là 7 giờ đến 18 giờ các ngày làm việc. Sử dụng xe ngoài khung giờ này phát sinh phí riêng. Nếu doanh nghiệp thường xuyên cần xe cho chuyến bay sáng sớm hoặc buổi tối, khoản này cần được tính vào ngân sách từ đầu.

Phí cuối tuần và ngày lễ: một số hợp đồng tính phí khác nhau cho ngày làm việc và ngày nghỉ. Doanh nghiệp có hoạt động cuối tuần hoặc cần xe trong các dịp lễ lớn như Tết, 30/4, 2/9 cần xem kỹ điều khoản này.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm: hợp đồng 12 tháng thường có phí penalty nếu chấm dứt trước hạn. Finance team cần biết con số cụ thể này trước khi ký, không phải khi cần chấm dứt vì lý do kinh doanh thay đổi.

Hệ thống quản lý xe hiện đại như Kintone Technology 4.0 của Green Leaf Vietnam cho phép doanh nghiệp xem báo cáo hành trình và kilômét theo thời gian thực, giúp finance team phát hiện sớm các khoản có thể vượt ngân sách trước khi chúng trở thành hóa đơn.

 

Liên Hệ Tư Vấn

Để nhận tư vấn chi tiết về nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ:

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 1800 6300 (24/7)
• Email: info@greenleafvietnam.com
• Website: www.greenleafvietnam.com
• Văn phòng TP.HCM: 104-106 Trần Lựu, Phường An Phú, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Văn phòng Hà Nội: 68 Dương Đình Nghệ, Phường Cầu Giấy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Green Leaf Vietnam: hơn 10 năm kinh nghiệm, 500+ xe sở hữu 100% từ năm 2020 trở lên, hệ thống Kintone Technology 4.0, hóa đơn VAT và báo cáo theo yêu cầu, hotline miễn phí 1800 6300 hoạt động 24/7.